G Suite on järjestelmä, joka helpottaa yritysten tiimien työtä ja mahdollistaa sähköpostien, asiakirjatiedostojen, chatin ja muiden yhteistyövälineiden käytön mistä tahansa laitteesta, milloin tahansa ja mistä tahansa paikasta ympäri maailmaa, kunhan internet-yhteys löytyy. Koska kaikki tiedostot tallennetaan aina alustalle, ei ole G Suitea turvallisempaa tapaa estää niitä katoamasta. Se on myös yksi parhaista sähköpostipalveluista liiketoimintamahdollisuuksille modernissa yritysympäristössä.
G Suiten toimintaperiaate on sama kuin Microsoftin Office 365 -palvelussa, mutta G Suitessa keskitytään asioiden tallentamiseen työntekijän tietokoneen sijaan yhteiseen pilvitallennustilaan. G Suite sisältää myös hyvän yrityskäyttöön tarkoitetun sähköpostipalvelun.
Järjestelmä on vastikään nimetty uudelleen Google Workspaceksi, joka kuvaa sen tarkoitusta paremmin. Ohjelmistoa kutsutaan kuitenkin yhä G Suiteksi toimistojen arkikielellä ja G Suite on edelleen sen paremmin tunnistettavissa oleva nimi.
Onko G Suiten ja Gmailin sähköpostipalvelujen välillä eroa?
Lyhyt vastaus on “Kyllä”.
Gmail vastaa noin kolmasosasta kaikista sähköposteista maailmanlaajuisesti, mikä tekee siitä maailman laajimmin käytetyn sähköpostiratkaisun. Se on täysin maksuton palvelu, joka on tarkoitettu yksittäisen käyttäjän käytettäväksi.
Toisin kuin Gmail, G Suite on maksullinen palvelu, joka on tarkoitettu yrityksille. Hintaerojen ja niiden käyttötarkoituksen lisäksi näiden kahden palvelun välillä on myös joitain teknisiä eroja, jotka voit nähdä alta:
Gmail (ilmainen sähköpostipalvelu)
➔ Ilmainen henkilökohtainen sähköpostitili (päättyy @gmail.com)
➔ Rajoitettu maksuton Google Drive -tallennustila
➔ Vapaa pääsy toimistosovelluksiin (Google Docs, Google Slides, Google Sheets ja muut vastaavat sovellukset)
➔ Sisältää mainoksia
G Suite (maksullinen palvelu yritystarkoituksiin)
➔ Pääsy kaikkiin yrityksesi Gmail-tileihin (päättyy @yritys.com, eli yrityksen nimeen)
➔ Työntekijöiden tilien hallinta on helppoa (G Suite Admin -sovelluksella)
➔ Paljon toimistosovelluksia (Google Docs, Google Slides, Google Sheets, Google Forms, Google Meet, Google Keep ja muut vastaavat sovellukset)
➔ Suuri tallennustila Google Drivessa
➔ Ei mainoksia
Onko G Suiten (Google Workspace) ja muiden vastaavien alustojen välillä merkittävää eroa?
Käytännössä kyseessä on eri yritysten tarjoama sama palvelu, eikä siinä ole mitään perustavaa laatua olevaa eroa, miten ne parantavat toimiston suorituskykyä. Vaikka ne eroavat joidenkin ominaisuuksien ja toimintojen osalta ja joidenkin kanssa työskentely voi olla helpompaa ja sujuvampaa kuin toisten, ne tekevät yleensä saman työn.
Trendinä kuitenkin on, että uudemmat yritykset, jotka ovat syntyneet aikaisintaan viimeisten 10–15 vuoden aikana, käyttävät enimmäkseen G Suitea. Vanhemmat yritykset, jotka syntyivät Microsoftin kukoistuskaudella (eli yli 15–20 vuotta sitten) käyttävät mieluummin G Suiten pääkilpailijaa, Office 365:tä, todennäköisesti jo vakiintuneen tapansa vuoksi.
Lisäksi Googlen “G Suite” ja Microsoftin “Office 365”, jotka ovat epäilemättä tunnetuimmat ja laajimmin käytetyt sähköpostit yrityssovelluksille, on olemassa myös monia muita suosittuja muunnelmia, kuten seuraavat:
● Slack: Vuodesta 2013 saakka toiminut liiketoimintatarkoituksiin tarkoitettu työkalu, josta on ajan myötä kehittynyt alusta erilaisille yhteisöille.
● Rackspace: Edullinen pilvipohjainen toimistoratkaisu ja sähköposti yrityksille, perustettu Yhdysvalloissa
● Zoho: Intialainen pilvipohjainen toimistopaketti, jossa on yksi parhaista sähköpostipalveluista yrityskäyttöön
G Suiten tärkeimmät edut
Mitä tulee uusien asiakkaiden houkuttelemiseen, G Suite näyttää johtaneen sijoitusta viime vuosina. Se arvioitiin TrustRadius-luokituksen kärkeen 9,1 pisteellä, kun taas Office 365 sai 8,8 pistettä. Syitä, miksi G Suite on niin suosittu, on useita:
● Helppokäyttöinen: Veikkaamme, ettei ole olemassa toista samanlaista alustaa, joka olisi yhtä helppokäyttöinen kuin G Suite. Vaikka monet muut alustat väittävät olevansa helppokäyttöisiä, G Suiten Docs-, Sheets- ja Slides-sovellusten helppokäyttöisyydellä ja sujuvalla suorituskyvyllä ei ole muita samantasoisia kilpailijoita. Helppo työskentely on päätavoite ja suurin osa Googlen energiasta investoidaan yrityksen sähköpostityökalun ja toimistopaketin kehittämiseen.
● Runsaasti keskinäisiä yhteistyömahdollisuuksia: G Suiten tärkeimpiä etuja on tiimiyhteistyön tekeminen helpoksi, hauskaksi ja nopeammaksi kuin koskaan ennen. Parempi yhteistyö on tärkein syy siihen, miksi G Suite keksittiin. Tiedoston jakaminen kaikkien tiimitovereiden tai vain joidenkin kanssa vie vain muutaman klikkauksen, ja voit päättää kenen kanssa haluat jakaa tiedoston. Voit jakaa tiedoston helposti jakamalla tiedoston URL-osoitteen. Jokainen tiimin jäsen, jolla on pääsy tiettyyn .doc-tiedostoon, voi tarkastella sitä, lisätä kommentteja ja tehdä tekstiehdotuksia, jotka kaikki muut tiimin jäsenet, joiden kanssa tiedosto on myös jaettu, näkevät reaaliajassa.
● Reaaliaikainen muokkaus: Ei enää satoja saman projektin asiakirjatiedostoja! G Suiten avulla tiedostoja voi muokata reaaliajassa. Tämä tarkoittaa sitä, että työntekijät voivat saattaa projektinsa loppuun lähettämättä useita versioita samasta tiedostosta useita kertoja, kunnes heidän esimiehensä lopulta hyväksyy lopullisen version. Työntekijä voi esimerkiksi helposti muokata tiedostoa puhelun aikana kollegoidensa kanssa ja kaikki näkevät muokatun sisällön heti ilman, että tehtyjä muutoksia tarvitsisi tallentaa manuaalisesti. Lisäksi useat työtoverit voivat muokata dokumenttia samanaikaisesti ja kaikki muokattu sisältö näkyy välittömästi kaikille.
G Suiten huonot puolet
Pidämme G Suitesta todella paljon, ja voimme todeta, että sen ilmestyminen markkinoille on ehdottomasti helpottanut yhteistyötä viime vuosina ja auttanut lukemattomia työntekijöitä eri puolilla maailmaa. Kuitenkin, aivan kuin missä tahansa muussakin sähköpostipalvelussa, G Suitessa on joitakin huonoja puolia, joita ei voi tässä blogissa jättää mainitsematta:
● Jotkut Excel- ja Sheets-komennot eivät täsmää: Vaikka mielestämme Google Sheetsin kanssa työskentely on paljon helpompaa, se, että jotkin toimistopaketin komennot eivät vastaa Microsoftin Excel-työkalun komentoja, saa erityisesti Excelissä työskentelemään tottuneet työntekijät välttämään tiedostojensa siirtämistä Sheetsiin. Ymmärrämme, että Sheetsin kanssa on helpompi työskennellä, mutta mielestämme olisi ollut parempi lähestymistapa, jos ihmisten tottumukset huomioon ottaen Google Sheetsin komennot olisivat samat kuin Microsoft Excelin. Emme ole varmoja, missä määrin tämä olisi itse asiassa ollut laillista. Erilaiset komennot tekevät joka tapauksessa G Suitesta vähemmän houkuttelevan joillekin työntekijöille. – tämä on fakta.
● Ei hyödyllinen, jos tiimitoverisi käyttävät muita alustoja: Monissa yrityksissä ympäri maailmaa on edelleen Microsoftin Office 365:n intohimoisia kannattajia, jotka eivät tunne G Suitea omakseen ja boikotoivat sen käyttöönottoa, vaikka kaikkien olisikin helpompi työskennellä sen kanssa. Jos näin on myös sinun yrityksessäsi, vain sinun on valitettavasti turha jatkaa työskentelyä G Suiten kanssa. Usein käy niin, että yrityksessä yksi tiimi työskentelee yhdellä alustalla ja toinen tiimi toisella alustalla, mikä voi haitata yrityksen eri tiimien välistä keskinäistä yhteistyötä.
● Ei työpöydän toimistosovelluksia: G Suitessa on runsaasti toimistotyökaluja, jotka toimivat erinomaisesti. Silti toisin kuin Office 365 -palvelussa, niitä ei ole tehty työpöytäkäyttöön, mitä jotkut työntekijät ja heidän esimiehensä voivat pitää huijauksena.
Kuinka saan G Suiten yritykselleni?
Se on todella helppoa. Mene joko G Suiten omalle verkkosivustolle ja seuraa ohjeita tai osta edullinen G Suite (Google Workspace) -lisenssi Domainkeskukselta. Jos olet tarpeeksi onnekas, saatat jopa osua paikalle aikana, jolloin palvelusta on erittäin kannattavia tarjouksia. Voit valita kahdesta eri lisenssistä, jotka sisältävät parhaan sähköpostivaihtoehdon yrityksille:
● Starter: G Suite (Google Workspace) -peruslisenssi, joka sisältää kaikki tehokkaaseen työhön tarvittavat työkalut ja yrityskohtaiset Gmail-sähköpostit. Se sopii pienille yrityksille, jotka haluavat parantaa työntekijöidensä suorituskykyä helpottamalla tehtävien organisointia.
● Standard: Lisenssi, joka sopii suuremmille yrityksille. Kuten Starter-paketissa, siinä on kaikki Gmailin tuottamat sovellukset ja yritykselle omistetut sähköpostit. Standard tarjoaa kuitenkin myös suuremman pilvitallennustilan, mahdollistaa kokousten tallentamisen ja sisältää muita hyödyllisiä sovelluksia, joita jokaisen yrityksen omistaja arvostaisi.
Valitse G Suite ‑lisenssisi ja tee työntekijöidesi työstä sujuvampaa, hauskempaa ja helpompaa. Paremmilla työkaluilla on suuri myönteinen vaikutus työntekijöiden tuottavuuteen ja mielialoihin, mikä on ratkaisevaa yrityksesi menestyksen kannalta.
