Etsitkö parhaillaan sähköpostipalvelua, joka auttaisi parhaiten yritystäsi menestymään? Jos näin on, tämä blogiartikkeli voi olla varsin hyödyllistä luettavaa sinulle.
Yrityssähköposti perustuu lähes aina jompaankumpaan kahdesta yleisimmästä protokollasta, joita ovat suuresti toisistaan eroavat IMAP ja POP3. Vaikka ne ovat erilaisia, niiden tehtävä on silti sama – käsitellä sähköpostin haut sähköpostipalvelimilta. Yrityssähköposti voidaan määrittää laitteelle jompaakumpaa protokollaa käyttämällä.
Vaikka kaksi protokollaa on kehitetty samanlaiseen käyttöön, IMAP ja POP3 eroavat toisistaan merkittävästi toiminnassaan. Tässä blogissa olemme selittäneet näiden kahden protokollan ominaisuudet.
IMAP
IMAP on lyhenne sanoista “Internet message access protocol”. Tämän protokollan avulla voit tarkistaa kaikki palvelimelle tallennetut sähköpostit usealta eri laitteelta. Lisäksi on myös mahdollista luoda välimuistikopioita sähköposteistasi tietokoneelle, matkapuhelimelle tai muuhun käyttämääsi älylaitteeseen.
IMAPin tärkeimmät edut
- IMAP synkronoi kaikki sähköpostisi kansiot, kuten “Saapuneet”, “Lähetetyt”, “Luonnokset”, “Roskakori”, “Arkistoitu” ja niin edelleen. Tällä tavalla pääset käsiksi kaikkiin jo lähettämiisi viesteihin missä tahansa, ja voit aina pystyä tarkistamaan jo lähettämäsi sähköpostin tekstin.
- IMAPin avulla on helppoa ja nopeaa ladata kaikki arkistoidut viestisi uuteen sähköpostipalveluun, jos päätät joskus vaihtaa käyttämääsi palvelua. Yleensä toimenpide kestää alle 5 minuuttia.
- IMAP varmuuskopioi rutiininomaisesti sähköpostisi riippumatta siitä, onko ne vastaanotettu, lähetetty, laadittu, roskapostia tai muuta viestintää. Kopio jokaisesta vastaanottamastasi tai lähettämästäsi sähköpostista on siis aina saatavilla palvelimella, kunnes poistat sen manuaalisesti.
- IMAPin avulla sinun ei tarvitse koskaan miettiä, mitä laitetta käytät tällä hetkellä, sillä sähköpostisi synkronoidaan pilvipalvelimeen koko ajan.
- Jos luot kansion esimerkiksi matkapuhelimellasi, se näkyy automaattisesti ja välittömästi sähköpostipalvelimella ja kaikilla muilla synkronoiduilla laitteilla.
- Viestit ladataan palvelimelta vasta, kun napsautat niitä. Sinun ei siis tarvitse odottaa, että kaikki sähköpostit ladataan, ennen kuin voit lukea mitään “Saapuneet”-kansiossa olevista viesteistä.
- Domainkeskuksen IMAP-sähköpostipalvelu takaa, että kaikki yrityssähköpostisi tallennetaan sähköpostipalvelimelle. Tämä tarkoittaa sitä, että jos yrityksesi kannettava tietokone varastetaan tai hajoaa, kaikki sähköpostisi ovat silti turvassa.
IMAPin huonot puolet
- Jos poistat vahingossa vastaanotetun sähköpostin matkapuhelimeltasi, sähköposti poistetaan automaattisesti sähköpostipalvelimelta ja samalla kaikista muista laitteistasi, kuten kannettavasta tietokoneesta.
- IMAPin kaistanleveys on vähemmän tehokas kuin POP3:n. Se voi aiheuttaa haittaa, jos internetyhteytesi nopeus ei ole aina hyvä.
- Laitteidesi on aina oltava yhteydessä internetiin, jotta voit selata sähköpostiviestejä, vaikka olisit avannut viestit aiemminkin.
POP3
POP3 on lyhenne sanoista “Post office protocol 3”. Koska sitä pidetään klassisena viestintäprotokollana, sitä pidetään usein helppokäyttöisempänä kuin IMAPia. Todennäköisesti olet käyttänyt POP3-protokollaa hyödyntävää Microsoft Outlookia toimistotyössäsi ja mahdollisesti päässyt täten kokeilemaan jo POP3-protokollan parasta puolta; sitä, että yrityssähköpostejasi ei tallenneta palvelimelle vaan itse tietokoneelle, mikä on erityisen hyödyllistä, jos toimistosi internetyhteys on heikko.
POP3:n toiminta perustuu saapuvien yrityssähköpostien lataamiseen sähköpostipalvelimelta yrityksesi laitteisiin. Viestit voidaan pitää turvassa työlaitteellasi riippumatta siitä, onko kyseinen laite kannettava tietokone, matkapuhelin, tabletti tai jokin muu. Toisin kuin IMAP, POP3 lataa vain sähköpostit, jotka ovat tulleet Saapuneet-kansioon. Tämä voi auttaa sinua keskittymään vain tärkeisiin yrityssähköposteihisi.
POP3:n tärkeimmät edut
- POP3:lla on tehokkaampi kaistanleveys kuin IMAP:lla. Tämä voi olla varsin hyödyllistä, jos internetyhteytesi on hidas.
- POP3 mahdollistaa sähköpostien avaamisen, vaikka internetyhteytesi on heikko. POP3:n avulla voit aina lukea vastaanottamasi yrityssähköpostit tietokoneellasi tai mobiililaitteellasi. Vaikka et voi muodostaa yhteyttä Internetiin, sinulla on silti mahdollisuus lukea aikaisempaa kirjeenvaihtoasi.
- Saapuneet-kansion muistilla ei ole rajoituksia POP3:n kanssa, koska palvelimen muisti tyhjenee aina, kun sähköpostit on haettu laitteeseen.
- POP3 ei lataa sisältöä turhista kansioista, kuten “Roskaposti” ja “Luonnokset”. Siten se auttaa sinua keskittymään vain merkitykselliseen liiketoimintaasi.
POP3:n huonot puolet
- POP3 ei lataa sähköpostia Lähetetyt-kansiostasi kuten IMAP. Näin ollen se voi aiheuttaa sinulle ongelmia, jos haluat tarkistaa jo lähettämäsi sähköpostin sisällön.
- POP3 ei voi merkitä sähköpostia “luetuksi” useammalla kuin yhdellä laitteella.
- Toisin kuin IMAP, POP3 ei synkronoi palvelinta ja tietokonettasi eikä varmuuskopioi sähköpostiasi käyttämäsi laitteen ulkopuolelle. Kun sähköpostit on ladattu kannettavaan tietokoneeseen, POP3 poistaa automaattisesti kaiken viestisisällön sähköpostipalvelimelta.
- POP3:lle ei tule push-ilmoituksia, ellet ole etukäteen määrittänyt sähköpostijärjestelmääsi tarkistamaan palvelimelta uusia sähköposteja ajoittain.
- Jos sama sähköpostiosoite on käytössä useammalla laitteella ja jokin näistä laitteista hakee sähköpostit sähköpostipalvelimelta, ei kyseisiä sähköpostiviestejä voi lukea enää muilta laitteilta.
Pitäisikö minun valita IMAP vai POP3?
Tarkasteltuamme yksityiskohtaisesti edellä esittelemiämme etuja ja haittoja, pidämme IMAP:ia parempana sähköpostina yritykselle kuin POP3:a. IMAP on protokollatyyppi, joka tarjoaa kohtuullisen nopeuden ja laajat saavutettavuusvaihtoehdot, ja se vastaa nykyajan ihmisten tapaan vastaanottaa ja lähettää sähköpostia. Ei siis ole ihme, että IMAP on onnistuneesti työntänyt POP3:n ja muut viestiprotokollat marginaaliin.
Emme missään nimessä halua aliarvioida POP3:n hyödyllisiä ominaisuuksia. Se oli ehdottomasti loistava sähköpostiprotokolla aikanaan, jolloin yritystietokoneet olivat pöytätietokoneita ja olivat koko ajan toimistoissa. Se ei kuitenkaan enää vastaa joustaviin nykyaikaisiin tapoihin, joissa yrityssähköpostiin tulee päästä käsiksi kirjaimellisesti kaikkialta maailmasta.
IMAP ja POP3 Domainkeskus.comilta
Domainkeskus on arvostettu suomalainen hosting-palveluntarjoaja, joka tarjoaa myös parhaat sähköpostipalvelut yrityksille. Mikäli valitset Domainkeskuksen yrityssähköpostipalvelun yrityksesi sähköpostiratkaisuksi, työntekijäsi ja tiimiläisesi voivat päästä käsiksi työviesteihin mitä tahansa laitetta ja käyttöjärjestelmää, kuten Windowsia, Androidia, Linuxia ja iOs:ää, käyttämällä IMAP-protokollan avulla. Sähköpostia voi käyttää milloin tahansa ja mistä päin maailmaa tahansa, kunhan internetyhteys löytyy.
