Miten saan Microsoft 365:n yritykselleni

Microsoft 365, lyhennettynä M365, on sähköpostipalvelu, jonka erityisesti yrityskäyttöön tarkoitetut toimistosovellukset tekevät ryhmätyöstä helpompaa, viihdyttävämpää ja tehokkaampaa. Se auttaa parantamaan tuottavuutta viestintää helpottavien sähköpostipalvelujen, Teams-chatin, erityyppisten asiakirjatiedostojen ja muiden yhteistyövälineiden ansiosta, jotka ovat käytettävissä mistä tahansa paikasta ympäri maailmaa ja milloin tahansa.

Microsoft 365 -sarjaan kuuluvien sovellusten nimet ovat erittäin tunnettuja, ja joskus niitä käytetään jopa vastaavien tiedostomuotojen synonyymeina. Näitä ovat Word, Outlook, Excel, Paint, PowerPoint, Outlook ja muut.

Koska M365 tarjoaa kaikkien tiedostojen pilvitallennusta, se on yksi turvallisimmista tavoista säilyttää tiedostoja ja estää niiden vahingossa poistaminen. Se on ehdottomasti yksi parhaista yrityskäyttöön tarkoitetuista sähköpostiratkaisuista.

Onko Microsoft Officen ja Microsoft 365:n välillä eroa?

Vastaus on ”ei”.

Microsoft on äskettäin nimennyt uudelleen yli 3 vuosikymmentä vanhan ohjelmistopakettinsa Microsoft Officen Microsoft 365:ksi. Kun M365 kehittyi korvaamaan Microsoft Officen, M365:een lisättiin joitain uusia ominaisuuksia – kyseessä ei ollut siis pelkkä palvelun nimen muutos. Paranneltujen ominaisuuksien ja toiminnallisuuksien lisäksi käyttäjät saattoivat huomata myös, että vanhat työpöytäkuvakkeet oli korvattu uusilla, hienommilla kuvakkeilla eli palvelun ulkonäkö modernisoitiin samalla.

Onko Microsoft 365:n ja G Suiten välillä valtava ero?

Vaikka Googlen G Suite on äskettäin nimetty uudelleen Google Workspaceksi, se tunnetaan edelleen enimmäkseen G Suitena, ja ihmiset toimistoissa ympäri maailmaa käyttävät edelleen sen vanhaa nimeä.

Lyhyt vastaus yllä olevaan kysymykseen on “ei” – M365:n ja G Suiten välillä ei ole suurta eroa. Ne ovat lähes täysin identtisiä toimistotyökaluja ja sähköpostipalveluita yrityskäyttöön, mutta niitä edustaa kaksi kilpailevaa ohjelmistoyritystä – vanhempi Microsoft, joka tarjoaa M365:n, ja uudempi Google, joka tarjoaa G Suiten (tai Google Workspacen).

Vaikka G Suitea pidetään helpommin ja nopeammin käytettävänä ohjelmistopakettina, Microsoft on vanhempi ja tunnistettavampi, ja monet ihmiset ympäri maailmaa ovat tottuneet työskentelemään sen kanssa. Todennäköisesti juuri tämän tavan vuoksi M365 näyttää olevan suositumpi vanhempien, yli 15–20 vuotta sitten perustettujen yritysten joukossa, kun taas G Suitea käytetään useammin nuoremmissa yrityksissä.

Maailmanlaajuisesti suositun tilastoalustan Statistan mukaan suurin osa sähköpostin sisältävien toimisto-ohjelmistojen markkinaosuudesta jakautuu G Suiten ja M365:n kesken. Googlen palvelun markkinaosuus on 48 % ja Microsoft 365:n osuus on hieman vähemmän, 46 %.

Onko M365:llä muita kilpailijoita G Suiten lisäksi?

Kuten jo edellä mainittiin, M365:n pääkilpailija on Google Workspace eli G Suite. On kuitenkin olemassa myös monia muita samankaltaisia viestintä- ja toimistosovelluksia sisältäviä ohjelmistoja, joilla on myös uskollisia käyttäjiä yritysmaailmassa. Tällaisia ovat esimerkiksi:

Slack: Alun perin liiketoimintatarkoituksiin käytetty ohjelmisto, joka on muuntunut aikojen saatossa alustaksi erilaisille yhteisöille. Yhä käytössä erityisesti pienemmillä yrityksillä maailmanlaajuisesti.
Rackspace: suhteellisen halpa sähköposti yrityksille, sisältää myös pilvipohjaiset toimistotyökalut.
Zoho: Pilvipohjaisten toimistosovellusten sarja, joka sisältää myös yhden parhaista sähköpostipalveluista liiketoimintaa ajatellen.

Mitä sovelluksia M365 sisältää?

Tässä joitakin suosituimmista sovelluksista, jotka M365 sisältää – toki valitun lisenssin mukaan.

Microsoft Word: Luultavasti maailman suosituin sovellus tekstidokumenttien (.doc) luomiseen ja muokkaamiseen.
Microsoft Outlook: Todennäköisesti paras yrityskäyttöön tarkoitettu sähköposti, joka sisältää myös muita hyödyllisiä työkaluja, kuten yrityskalenterin, jossa ihmiset voivat tarkistaa, onko muilla tiimikavereilla jo kokouksia tietyllä aikavälillä.
Microsoft Excel: M365:n taulukkolaskentasovellus.
Microsoft PowerPoint: Suosittu luova työkalu esitysten tekemiseen.
Microsoft OneNote: Ohjelma koneella tai käsin kirjoitettujen muistiinpanojen, piirustusten, äänikommenttien jne. tekemiseen.
Microsoft Publisher: julkaisusovellus, joka on tarkoitettu esitteiden, postikorttien, tuotetarrojen, tuotemerkkien, käyntikorttien, kalenterien, uutiskirjeiden jne. suunnitteluun.
Microsoft Teams: Google Hangoutsin kaltainen viestintäalusta yrityksille. Mahdollistaa chatin, äänipuhelut, videopuhelut, kokouspuhelut, yritysesittelyt, näytön jakamisen jne.
SharePoint: Pilvipohjainen dokumenttien hallinta- ja tallennusalusta.
Microsoft OneDrive: Pilvitallennustila asiakirjoille, videoille, valokuville jne. Voidaan tuntea myös nimellä SkyDrive, joka on ohjelmiston entinen nimi.
Microsoft Access: Microsoftin tietokannan hallintajärjestelmä.
Skype: Microsoftin omistama suosittu pikaviesti-, ääni- ja videopuhelusovellus.

Onko M365:ssä työpöytäsovelluksia?

Toisin kuin G Suite, joka sisältää ainoastaan pilvipohjaisia sovelluksia, Microsoft 365 -paketteihin kuuluvat työpöytäsovellukset esimerkiksi Wordistä ja Excelistä. Niitä voidaan käyttää tietokoneilla, joissa on Microsoft Windows -käyttöjärjestelmä. M365:llä luodut tiedostot voidaan asettaa tallentamaan automaattisesti yhteiseen pilvitilaan. Kaikkia M365-sovelluksia voidaan tietysti käyttää myös verkossa selaimen kautta.

M365:n tärkeimmät edut

Vertailualusta TrustRadiuksen sijoituksen mukaan Microsoft 365 on toiseksi parhaiten arvioitu sähköposti yrityksille ja toimistoille pisteellä 8,8/10. On useita syitä, miksi M365 on edelleen suosittu, vaikka sillä on monia kilpailijoita, joista suurin on Google Workspace:

Helppokäyttöinen: Vaikka Microsoft 365 ei ehkä ole yhtä helppokäyttöinen kuin Googlen G Suite, se on silti melko helppokäyttöinen sähköposti yrityksille ja toimistoille. Esimerkiksi Excelin komennot ovat luultavasti hyvin tuttuja 70- ja 80-luvuilla syntyneille työntekijöille, jotka ovat tällä hetkellä keski-ikäisiä toimistotyöntekijöitä.
Microsoftin tuotteilla on vakiintunut maine: Koska Microsoft oli ohjelmistoliiketoiminnan ylivoimainen hallitsija useita vuosia ennen todellisen kilpailun ilmaantumista Googlen taholta, monilla ihmisillä on edelleen vakiintunut tapa työskennellä vain Microsoft Office -tuotteiden kanssa. Tästä syystä monille ihmisille ja ryhmille ei ole parempaa työskentelytapaa kuin M365:n työkalut.
Paljon keskinäisiä yhteistyövaihtoehtoja: Microsoft 365 kehitettiin tekemään tiimien välisestä yhteistyöstä mielenkiintoisempaa, tuottavampaa, viihdyttävämpää ja helpompaa. M365:n avulla voit jakaa asiakirjatiedoston tiimikavereidesi kanssa muutamalla napsautuksella. Jos haluat jakaa asiakirjan vain tiettyjen työtovereiden kanssa, voit antaa luvan avata asiakirja vain osalle heistä. Lisäksi M365:ssä on upea Teams-chat-sovellus, jonka avulla on mielestämme helpoin järjestää tiimin kokouksia.
Pilvisynkronoidut työpöytäsovellukset: Useimmissa M365-suunnitelmissa kaikki työpöytätiedostot voidaan määrittää niin, että ne voidaan jakaa automaattisesti muiden työtovereiden kanssa. Tätä tarkoitusta varten on olemassa jakamistyökalu, kuten SharePoint. M365:n avulla voit myös jakaa jokaisen pilvipohjaisen tiedoston muiden työtovereiden kanssa yksinkertaisesti kopioimalla tiedoston URL-osoitteen. Kun heillä on URL-osoite, jokainen tiimikaveri voi tarkastella tiedostoa, lisätä kommentteja ja tehdä ehdotuksia.

M365:n huonot puolet

Pidämme todella paljon Microsoft 365:stä ja uskomme, että sen sovellusten komennot ovat maailmanlaajuisesti tunnetuimpia. M365:n ilmiselvien positiivisten ominaisuuksien lisäksi toimistopaketilla on kuitenkin myös joitain huonoja puolia, kuten kaikissa muissakin ohjelmistoissa. Niitä ovat:

Jotkin Microsoft Excel- ja Google Sheets -komennot eivät täsmää: Vaikka Microsoftin ja Googlen ohjelmistot ovatkin maailmanlaajuisesti suosituimpia ja käytetyimpiä yritysten sähköposti- ja toimistosovellusratkaisuja, eivät niiden identtisissä sovelluksissa käytettävät komennot kuitenkaan vastaa toisiaan. Tämä näkyy selkeimmin käytettäessä Microsoft Excel- ja Google Sheets -sovelluksia. Pidämme molempien kilpailevien yritysten epäkohtana sitä, että vaikka ohjelmistot ovatkin eniten käytettyjä, niiden taulukkolaskentasovelluksen komennot eivät suorita pääkilpailijan sovelluksen komentoja. Joskus tämä vaikeuttaa ryhmätyötä, varsinkin kun useampi tiimi samassa yrityksessä käyttää eri ohjelmistoa.
Ei juurikaan hyötyä, jos tiimitoverisi käyttävät muita ohjelmistopaketteja. Monissa yrityksissä ympäri maailmaa, erityisesti niissä, jotka on perustettu viimeisten 10–15 vuoden aikana, suositaan G Suitea (tai Google Workspacea), koska sen komentoja on hieman helpompi käyttää. Jos näin on myös yrityksesi kohdalla, olisi turhaa, jos sinä tai tiimisi jäsenet olisivat ainoita, jotka käyttävät Microsoft 365:tä. Useimmissa yrityksissä enemmistön tahto vallitsee, varsinkin kun on kyse johtajien enemmistöstä. Työskentely eri ohjelmistojen kanssa tulee yleensä pisteeseen, jossa syntyy pullonkaula.